Wiele firm oferuje swoim pracownikom służbowe samochody. Może nie wszystkim pracownikom, ale jakiejś części swojej kadry. Dla tych pracowników jest to wygodne. Trzeba jednak pamiętać, że są to koszty. Tylko kto powinien je pokryć?
Są firmy, w których pracownicy otrzymują takie służbowe narzędzia pracy jak laptop, telefon i samochód. To ostatnie można wykorzystywać również do celów prywatnych.
Szacuje się, że w Polsce jest użytkowanych 800 tys. samochodów służbowych.
Ministerstwo Transportu i Gospodarki przygotowuje projekt ustawy, w której zmianie mają ulec przepisy dotyczące rozliczania pracowników z wykorzystywania aut służbowych w celach prywatnych. Po ich wprowadzeniu, pracownik będzie zobowiązany do zapłaty podatku w wysokości 45 zł miesięcznie, zakładając, że w ciągu miesiąca pokonuje samochodem ok. 300 km, a stawka za 1 km wynosi niecałe 84 gr przy pojemności silnika auta powyżej 0,9 l. W przypadku pojazdów o pojemności powyżej 2 l stawka będzie dwa razy większa i wyniesie 90 zł.
Zapowiadane zmiany, według ministerialnych urzędników, mają na celu uproszczenie dotychczasowych przepisów.
Tak jest teraz
Firmy pozwalające pracownikom na korzystanie z aut służbowych do celów prywatnych mają dodatkowe koszty. Jest kwestią ustalenia, kto je pokrywa – pracownik czy pracodawca?
Udostępniając pracownikowi samochód służbowy do celów prywatnych, najkorzystniej jest już na początku określić dokładne zasady jego użytkowania. Pozwala to uniknąć w przyszłości wielu nieporozumień. W tym celu warto ustalić regulamin używania pojazdu zawierający informacje dotyczące rozliczania kosztów użytkowania samochodów służbowych, systemu nagród i kar. Warto także zaznaczyć, iż dając możliwość korzystania z auta firmowego w celach prywatnych, pracodawca musi zadecydować czy będzie to robił nieodpłatnie czy też pracownik zostanie zobowiązany do regulowania kosztów poniesionych z tego tytułu. Decyzja ta ma kluczowe znaczenie dla finansów przedsiębiorstwa, ponieważ udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego w celach prywatnych powoduje, iż po stronie pracownika powstaje przychód z nieodpłatnego świadczenia.
– Pracodawca, jako płatnik podatku PIT powinien doliczyć wartość tego świadczenia do przychodu pracownika ze stosunku pracy – wyjaśnia Paweł Wiśniewski, ekspert z firmy doradczej HLB Sarnowski & Wiśniewski. – W przypadku konieczności wnoszenia opłat za użytkowanie auta w celach prywatnych, najprostszą metodą na uregulowanie wspominanej kwestii jest zawarcie z pracownikiem dodatkowej umowy cywilnoprawnej, w której z góry zostaną określone wysokości opłat. Takie rozwiązanie jest najkorzystniejsze dla pracodawcy, bo pozwala doprecyzować zarówno zasady wykorzystywania pojazdu, jak i rozliczenie związanych z tym kosztów.
Pod kontrolą
Jednym z najpopularniejszych sposobów na kontrolowanie auta firmowego jest monitoring pojazdu. Usługa ta, oprócz możliwości sprawdzenia liczby przejechany kilometrów, posiada wiele dodatkowych funkcji, dzięki którym fleet managerowie są w stanie sprawnie zarządzać powierzoną im flotą. Co ważne, do dyspozycji otrzymują systemy pozwalające na analizę wielu aspektów związanych z użytkowaniem samochodów, a to z kolei pozwala na optymalizację kosztów ponoszonych na samochody służbowe.
– Dysponując odpowiednim systemem do zarządzania flotą, fleet manager zyskuje możliwość optymalizacji kosztów użytkowania pojazdów czy też zmniejszenia zużycia paliwa, chociażby przez kontrolę wykorzystania pojazdów służbowych w celach prywatnych, a to przekłada się na realne oszczędności dla firmy – mówi Małgorzata Słodownik, manager działu handlowego monitoringu pojazdów Flotis.pl.
Płacisz za prywatne kilometry – nie ma przychodu
– Pracodawca może udostępnić auto za świadczenie w naturze, które wchodzi w skład wynagrodzenia pracownika. W tym przypadku, powinno być ono uznane jako przychód pracownika podlegający opodatkowaniu, a jego wartość wliczona do podstawy składki ZUS – dodaje Dariusz Sarnowski, ekspert z firmy doradczej HLB Sarnowski & Wiśniewski. – Jeśli jednak ustalona zostanie odpłatność za wykorzystywanie samochodu służbowego w celach prywatnych, nie ma podstaw do określenia przychodu pracownika. W zaistniałej sytuacji można uniknąć opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz obciążenia składkami na ubezpieczenie społeczne.